💡 이 팁으로 해결할 수 있는 불편함: PDF 몇 장 합치겠다고 프로그램을 설치하거나, 회사 문서를 처음 보는 웹사이트에 업로드하는 일. 대부분은 컴퓨터에 이미 깔려 있는 기능으로 끝납니다.
PDF를 다루려고 검색하면 무료라고 적힌 프로그램과 변환 사이트가 끝없이 나옵니다. 그런데 실제로 필요한 작업은 합치기, 나누기, 용량 줄이기, 이 셋 안에 대부분 들어갑니다. 그리고 이 셋은 윈도우와 맥에 기본으로 들어 있는 기능만으로도 상당 부분 해결됩니다. 순서대로 따라가 보겠습니다.
1단계: 내가 하려는 일이 어느 쪽인지 가른다
먼저 목적을 하나로 좁히세요. 방법이 완전히 달라집니다.
- 여러 파일을 하나의 PDF로 묶고 싶다.
- 긴 PDF에서 필요한 몇 쪽만 떼어내고 싶다.
- 파일이 너무 커서 메일에 첨부가 안 된다.
- 종이 문서를 PDF로 만들고 싶다.
1번은 맥이면 기본 기능으로 되지만 윈도우는 기본 기능이 없습니다. 2번과 3번, 4번은 양쪽 다 됩니다. 이 차이를 모르고 헤매는 경우가 많아서 먼저 짚고 갑니다.
2단계: 윈도우에서 무엇이든 PDF로 만들기
윈도우에는 Microsoft Print to PDF라는 가상 프린터가 기본으로 들어 있고, 별도 설정 없이 켜져 있습니다. 종이에 인쇄하는 대신 PDF 파일로 저장해 주는 기능입니다.
- 파일을 열고 Ctrl 키와 P 키를 함께 누릅니다.
- 프린터 목록에서 Microsoft Print to PDF를 고릅니다.
- 인쇄를 누르면 저장 위치를 묻습니다. 파일 이름을 정하고 저장합니다.
한글 문서든 엑셀이든 웹페이지든, 인쇄가 되는 프로그램이면 전부 같은 방식으로 PDF가 됩니다.
사진 여러 장을 한 PDF로 묶고 싶을 때도 이 방법을 씁니다. 파일 탐색기에서 이미지들을 한꺼번에 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 인쇄를 고른 다음, 프린터로 Microsoft Print to PDF를 지정하면 여러 장이 한 파일에 담깁니다.
프린터 목록에 Microsoft Print to PDF가 안 보인다면 기능이 꺼진 것입니다. 시작 메뉴에서 Windows 기능 켜기/끄기를 검색해 실행한 뒤 목록에서 해당 항목에 체크하면 다시 나타납니다.
3단계: 윈도우에서 필요한 페이지만 뽑아내기
50쪽짜리 PDF에서 3쪽만 필요할 때도 같은 가상 프린터를 씁니다. 별도 편집 프로그램이 필요 없습니다.
- PDF를 엣지 브라우저나 평소 쓰는 뷰어로 엽니다.
- Ctrl 키와 P 키를 눌러 인쇄 창을 엽니다.
- 페이지 범위에 필요한 쪽수를 적습니다. 예를 들어 5-9처럼 범위로 넣거나, 2,7,11처럼 낱장으로 지정할 수 있습니다.
- 프린터를 Microsoft Print to PDF로 바꾸고 인쇄를 누릅니다.
- 새 이름으로 저장하면 그 쪽들만 담긴 PDF가 만들어집니다.
원본은 그대로 남으니 실수해도 잃는 것이 없습니다.
이 방식으로 만든 PDF는 원본을 다시 인쇄한 결과물이라, 원본에 걸려 있던 책갈피나 링크, 양식 입력칸 같은 요소는 대체로 사라집니다. 단순히 읽고 전달할 용도라면 문제없지만, 양식을 그대로 넘겨야 한다면 다른 방법을 찾아야 합니다.
4단계: 맥이라면 미리보기 하나로 합치기와 나누기가 끝난다
맥에 기본 설치된 미리보기 앱은 PDF 편집 기능이 생각보다 넓습니다. 애플이 안내하는 방식은 이렇습니다.
합칠 때는 두 PDF를 모두 미리보기로 연 다음, 보기 메뉴에서 미리보기 축소판을 켭니다. 왼쪽에 페이지 썸네일이 뜨면, 한쪽 문서의 썸네일을 끌어서 다른 문서의 썸네일 목록으로 옮기면 됩니다. 파인더에서 PDF 파일 아이콘을 통째로 끌어다 놓아도 문서 전체가 합쳐집니다.
페이지를 지울 때도 같은 화면을 씁니다. 보기 메뉴에서 미리보기 축소판을 켜고, 지울 페이지 썸네일을 고른 뒤 델리트 키를 누르면 됩니다. 순서를 바꾸고 싶으면 썸네일을 위아래로 끌어서 옮기면 그대로 반영됩니다.
페이지를 지우면 그 페이지에 달아둔 메모나 표시도 함께 사라집니다. 원본이 중요한 문서라면 작업 전에 파일을 복사해 두고 사본에서 편집하세요.
5단계: 용량이 큰 PDF 줄이기
메일 첨부 한도에 걸릴 때 쓰는 방법입니다.
맥에서는 미리보기로 파일을 열고 파일 메뉴에서 내보내기를 고릅니다. 그러면 Quartz 필터라는 항목이 나오는데, 여기서 Reduce File Size를 선택하고 저장하면 용량이 줄어든 새 파일이 만들어집니다. 같은 메뉴에는 이미지를 화면용으로 최적화하거나 이미지를 JPEG로 저장하는 선택지도 함께 있습니다.
윈도우에는 이에 해당하는 기본 기능이 없습니다. 다만 용량이 큰 이유가 대부분 안에 들어 있는 사진 때문이라, 원본 문서가 따로 있다면 사진 해상도를 낮춰서 PDF를 다시 만드는 편이 결과가 더 깔끔합니다.
용량을 줄이면 이미지 화질도 함께 떨어집니다. 계약서 스캔본처럼 작은 글씨를 읽어야 하는 문서는 줄이기 전후를 반드시 열어서 확인하세요. 인쇄까지 할 문서라면 화면에서 멀쩡해 보여도 인쇄물에서 뭉개질 수 있습니다.
6단계: 웹 변환 사이트를 쓸 때 지킬 것
기본 기능으로 안 되는 작업, 특히 윈도우에서 PDF를 합치는 경우에는 웹 서비스를 쓰게 됩니다. 편하지만 파일을 남의 서버에 올리는 행위라는 점은 분명히 인식해야 합니다.
- 계약서, 신분증 사본, 급여명세서, 고객 정보가 담긴 문서는 올리지 않습니다.
- 회사 문서라면 사내 규정을 먼저 확인합니다. 외부 업로드를 금지하는 곳이 많습니다.
- 꼭 써야 한다면 업로드한 파일이 언제 삭제되는지 안내가 있는 곳을 고릅니다.
- 작업이 끝나면 사이트에 남은 파일을 직접 삭제하는 버튼이 있는지 확인합니다.
민감한 문서를 자주 다룬다면, 한 번은 돈을 쓰더라도 컴퓨터에 설치해서 쓰는 편집기를 갖추는 쪽이 결국 안전합니다.
7단계: 종이 문서를 스마트폰으로 PDF 만들기
스캐너가 없어도 됩니다. 사진으로 찍는 것과 달리 문서 스캔 기능은 가장자리를 자동으로 잘라내고 기울기를 바로잡아 PDF로 저장해 줍니다.
아이폰은 두 가지 경로가 있습니다. 파일 앱에서 더 보기 버튼을 누르고 문서 스캔을 고르거나, 메모 앱에서 새 메모를 열고 추가 버튼을 눌러 문서 스캔을 선택하면 됩니다. 화면에 문서를 맞추면 가장자리를 인식해 자동으로 찍히고, 결과는 PDF로 저장됩니다.
안드로이드는 제조사마다 기본 앱이 달라서 위치가 제각각입니다. 어느 기기에서나 같은 방법을 쓰고 싶다면 구글 드라이브 앱에서 추가 버튼을 누르고 스캔 기능을 쓰는 쪽이 확실합니다.
스캔할 때는 어두운 색 바닥에 문서를 올려놓으세요. 흰 책상 위에 흰 종이를 올리면 경계를 못 찾아 자동 인식이 자꾸 실패합니다.
정리
정리하면 이렇습니다. 무엇이든 PDF로 만드는 것과 필요한 쪽만 뽑는 것은 윈도우 기본 기능으로 됩니다. 합치기와 용량 줄이기는 맥이 훨씬 편하고, 윈도우는 이 두 가지에서만 외부 도구가 필요합니다. 종이 문서는 스마트폰 스캔 기능이 웬만한 스캐너보다 낫습니다. 그리고 어떤 방법을 쓰든, 남에게 보여선 안 되는 문서는 웹사이트에 올리지 않는 것이 첫 번째 원칙입니다.
